O que é Client Hub?
O Client Hub é um software de gestão para escritórios de contabilidade que vai muito além de simplesmente organizar tarefas. Ele foi criado para acabar com a bagunça de e-mails e a caça interminável por documentos dos clientes. A ideia é simples: transformar cada conversa em uma ação rastreável, automatizar lembretes e follow-ups, e centralizar tudo em um só lugar. Se o seu escritório perde tempo com cliente que não responde, essa ferramenta foi feita para você.
Quais são as características de Client Hub?
- Automação e IA: O sistema envia lembretes automaticamente, usa inteligência artificial para resumir conversas e até gerar rascunhos de respostas. Menos trabalho manual, mais produtividade.
- Portal do Cliente Personalizado: Cada cliente tem um espaço só dele para enviar documentos, responder pedidos e organizar transações. Tudo sem precisar ligar ou mandar e-mail para você.
- Gestão de Tarefas e Fluxos: Crie checklists para cada serviço (como fechamento mensal), atribua prazos e veja o status de tudo. Nada de tarefa esquecida.
- Comunicação Unificada: Todas as mensagens, e-mails e respostas dos clientes ficam em um único mural. Adeus às threads perdidas no e-mail.
- Segurança de Dados: Todas as informações são criptografadas (em trânsito e em repouso), com controles de acesso por cargo. Dados sensíveis protegidos.
- Integração Profunda com QBO e Xero: Sincronização automática de transações não categorizadas, ferramentas de fechamento mensal e relatórios com insights gerados por IA.
- Coleta de Assinaturas Eletrônicas: Peça assinaturas sem o cliente precisar criar outra conta ou você trocar de ferramenta.
- App Mobile: Clientes e equipe podem responder, enviar documentos e ver notificações direto do celular.
Quais são os casos de uso de Client Hub?
- Fim do "Fiquei esperando o cliente responder": Um escritório de contabilidade usa o Autopilot para enviar pedidos de documentos automaticamente 7 dias antes do fechamento. O sistema lembra o cliente a cada 2 dias. Resultado: documentos chegam 40% mais rápido.
- Centralizando a bagunça de e-mails: Uma firma de CPA usava e-mail para tudo. Com o Client Hub, cada e-mail vira uma tarefa. A equipe vê exatamente quem precisa responder o quê, sem perder o fio da meada.
- Fechamento Mensal sem stress: O contador cria um checklist de fechamento no sistema. Cada passo (conciliação, análise de despesas, relatório) tem um responsável e prazo. O cliente vê o progresso no portal.
- Onboarding de novos clientes: Ao fechar um contrato, o sistema já cria um workspace para o cliente, solicita os documentos iniciais e envia uma mensagem de boas-vindas. Tudo automático.
- Equipe remota alinhada: Um time de 5 pessoas trabalha de casa. Comentários, tarefas e status ficam no Client Hub. O gestor vê gargalos em tempo real e redistribui trabalho sem reunião.
Como usar Client Hub?
- Conecte suas ferramentas: Faça a integração com QuickBooks Online ou Xero. O sistema vai sincronizar automaticamente as transações não categorizadas e outros dados.
- Crie seu primeiro fluxo de trabalho: Monte um checklist para o serviço que você mais faz (fechamento, declaração de imposto, etc.). Defina prazos e responsáveis para cada etapa.
- Ative o Autopilot: Defina gatilhos: por exemplo, "7 dias antes do fechamento, enviar solicitação de comprovantes". O sistema cuida dos lembretes para você.
- Convide seu primeiro cliente: Envie o convite do portal. Explique que ele pode responder pedidos e enviar arquivos dali. Mostre que ele não precisa ficar caçando e-mails.
- Use a IA para agilizar: Quando o cliente responder uma mensagem longa, peça para a IA resumir. Para respostas padrão, deixe ela gerar um rascunho que você só revisa.
