Was ist Client Hub?
Stell dir vor, deine Buchhaltungskanzlei arbeitet endlich wie am Schnürchen – ohne ständiges Hinterhertelefonieren und E-Mail-Chaos. Client Hub ist eine Komplettlösung für modernes Kanzleimanagement, die speziell dafür entwickelt wurde, Workflows zu beschleunigen und die Kommunikation mit deinen Mandanten zu vereinfachen. Statt dass Aufgaben in Nachrichtenfluten untergehen, werden sie direkt in erledigte Arbeit umgewandelt. Dank KI-Unterstützung, einem Kundenportal und tiefer Integration mit QuickBooks und Xero wird aus hektischen Monatsabschlüssen ein entspannter Prozess.
Was sind die Merkmale von Client Hub?
- Workflow-Automatisierung & KI: Verwandle E-Mails automatisch in nachverfolgbare Aufgaben. KI hilft dir, Entwürfe zu schreiben, Threads zusammenzufassen und intelligente Einblicke zu gewinnen, damit dein Team sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren kann.
- Zentralisierte Mandantenkommunikation: Jede Nachricht, jede E-Mail-Antwort wird in einem zentralen Posteingang erfasst. Schluss mit verlorenen Fäden – du siehst sofort den aktuellen Stand bei jedem Mandanten.
- Sicheres Kundenportal (Client Portal): Jeder Mandant bekommt einen eigenen Arbeitsbereich. Hier können sie Dokumente hochladen, Anfragen beantworten und sogar unkategorisierte Buchungen aus QuickBooks klären – ganz ohne Telefonat oder E-Mail.
- Aufgaben- und Jobmanagement: Erstelle strukturierte Jobs mit Checklisten. Jede Aufgabe hat einen Besitzer, eine Frist und einen klaren Status. Nichts fällt mehr durchs Raster.
- Mobile App für unterwegs: Deine Mandanten können alle Anfragen und Dokumente bequem vom Handy aus erledigen. Push-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass sie dranbleiben, und du wartest nicht mehr auf den Laptop.
- Integrationen mit QuickBooks & Xero: Tiefer, bidirektionaler Sync. Unkategorisierte Buchungen fließen automatisch ins Portal deines Mandanten, und sobald sie geklärt sind, wird das Update direkt in die Buchhaltungssoftware geschrieben.
- Dateiverwaltung & E-Signaturen: Teile und verwalte Dokumente zentral, lade ganze Ordner herunter und sammle Unterschriften ein – ohne dass deine Mandanten sich extra anmelden müssen.
Was sind die Anwendungsfälle von Client Hub?
- Monatsabschluss beschleunigen: Nutze die KI-gestützten Tools und den Sync mit QuickBooks, um unkategorisierte Buchungen automatisch an den Mandanten weiterzuleiten. Sobald dieser sie klärt, fließen die Daten zurück in deine Software – alles hands-free.
- Dokumentensammlung automatisieren: Stelle mit dem „Autopilot" automatische Anfragen ein, die Tage vor Fristbeginn rausgehen. Vergisst der Mandant zu antworten, erinnert das System ihn für dich. Das steigert die Effizienz beim Datensammeln um bis zu 40%.
- Teamarbeit ohne Chaos: Statt langer E-Mail-Threads diskutierst du direkt bei der Aufgabe mit deinem Team. Jeder sieht auf einen Blick, woran der andere arbeitet und wo es hakt.
- Mandanten-Selbstservice fördern: Dein Mandant loggt sich einmal ein und kann im Portal seinen Status prüfen, Dokumente ablegen und Anfragen beantworten – ohne dich jedes Mal anrufen zu müssen.
Wie benutzt man Client Hub?
- Verbindung herstellen: Kopple dein QuickBooks Online oder Xero Konto, damit alle unkategorisierten Buchungen automatisch in Client Hub landen.
- Workflows aufsetzen: Lege für deinen Standard-Monatsabschluss oder andere Prozesse eine Checkliste mit festen Aufgaben und Verantwortlichkeiten an.
- Autopilot aktivieren: Richte ein, wie viele Tage vor einer Frist Client Hub automatisch Dokumente anfordern und Erinnerungen verschicken soll.
- Mandanten einladen: Erstelle für jeden Mandanten einen eigenen Portalzugang. Nach der ersten Anmeldung bleiben die Mandanten aktiv, solange sie in den letzten 30 Tagen etwas gemacht haben.
- Mobil nutzen: Weise deine Mandanten an, die mobile App zu nutzen. So können sie unterwegs schnell auf Anfragen reagieren und Dokumente hochladen.
