什麼是Dropbox Sign？
Dropbox Sign 是一款以 AI 驱动的电子签名工具，专为需要快速发送、签署和管理具法律约束力协议的团队所设计。它帮助用户将文件从准备到签署完成的流程数字化，适合销售、人资、法务、房地产等跨部门团队使用。Dropbox Sign 的核心价值在于它能无缝融入现有工作流程，无需额外帐号即可让收件人完成签署，并自动将完成的副本保存回原始文件位置。
Dropbox Sign的特色是什麼？
- 发送与签署电子签名：用户可以从 Dropbox、Google Drive、OneDrive 等平台选择文件，加入签署者和填写栏位，并发送请求。收件人无需注册帐号即可在浏览器或行动装置上安全签署，适合需要快速完成合约的商务场景。
- 模板与批量发送：支援建立可重复使用的文件模板，并能一次发送给多位签署者。适用于大量重复性文件，如员工保密协议（NDA）或标准合约，能大幅减少手动重复操作。
- 审计追踪与法律合规性：每份文件在签署过程中都会产生完整的审计追踪，记录存取、检视和签署时间，确保文件的法律效力。此功能对于需要证明文件完整性的法务和合规团队至关重要。
- 无缝集成现有工具：原生整合 Salesforce、Google Drive、OneDrive 等企业常用平台，使用者可直接在熟悉的工作环境中启动签署流程，减少在不同工具间切换的步骤。
- Dropbox Sign API 开发工具：提供开发者使用的 API，能将电子签名功能直接嵌入到网站、应用程式或客户体验流程中。此功能适合需要客制化签署体验的技术团队，且据称比传统供应商实现速度快两倍。
- 行动装置签署支持：签署者可在任何时间、任何地点透过手机或平板完成签署，不受地点或装置限制。这对于需要在外出或移动中处理合约的销售员或业务开发人员特别实用。
Dropbox Sign的使用案例有哪些？
- 销售团队加速合约签署：销售人员和业务开发人员可以使用 Dropbox Sign 发送销售合约，并透过 Salesforce 整合追踪进度，将签署时间从两周缩短至一天，提升成交率。
- 人资部门处理员工入职文件：HR 团队可以利用模板和批量发送功能，快速发送并收集新员工的录用通知书、保密协议等文件，缩短入职流程，让新员工能更快开始工作。
- 房地产仲介管理租约与买卖合约：房地产经纪人可以发送租约、买卖合同等文件给客户，客户无需亲临办公室即可透过手机完成签署，将贷款流程从两周缩短至八分钟。
- 金融科技公司整合签署流程：开发团队可以将 Dropbox Sign API 嵌入自身的应用程式，让客户在完成贷款申请等流程时，无需额外注册帐号即可直接签署文件，提升客户体验。
- 创意团队取得设计稿件批准：行销或设计团队可以发送创意审批文件给客户或主管，收集数位签名，以追踪和确认每个版本的核准状态，简化审批流程。
- 新创公司处理法律文件：新创公司可以快速生成并发送标准化合约，如投资条款清单或合作意向书，确保所有文件都具备法律效力，并透过审计追踪管理文件记录。
如何使用Dropbox Sign？
- 注册并开始免费试用：前往 Dropbox Sign 网站，创建一个帐户并开始 30 天免费试用，试用期间可无限次发送签署请求。
- 选择文件来源：从 Dropbox、Google Drive、OneDrive 等已连接的云端服务，或直接上传本地文件，作为要签署的文件。
- 准备签署文件：在文件中加入签署者、需要填写的栏位（如签名、日期、文字栏位），并撰写个人化讯息。可使用模板加速重复流程。
- 发送签署请求：将文件发送给指定的签署者。收件人将收到电子邮件通知，并可在不注册帐号的情况下，透过浏览器或行动装置完成签署。
- 追踪与保存：在 Dropbox Sign 帐户中追踪文件签署进度。完成签署后，文件副本会自动保存回原始文件所在的云端资料夹，并生成审计追踪纪录。
